Adaptációs és változásmenedzsment tanácsadás a bevezetés támogatására

A változásmenedzsmentre a bevezetés nulladik pillanatától kezdve egészen a bevezetést követő utánkövetésig szükséges figyelmet fordítani. A szolgáltatásunk az alábbi részfolyamatokból áll, de van lehetőség arra is, hogy az egyes elemekben külön nyújtsunk támogatást.

1. Üzleti igényfelmérési ACM csomag

• Mi a célja a Microsoft 365 bevezetésnek?
• Milyen munkavégzési nehézségek adódnak jelenleg a szervezetben?

Az igényfelmérés során tisztázzuk a szervezet informatikai céljait és szükségleteit, feltérképezzük, hogy milyen kihívásokba ütköznek a felhasználók a munkavégzésük során. Cél, hogy az ügyféllel közösen egy átfogó képet kapjunk a kiindulási pontról és a vágyott jövőképről.

2. Bevezetés tervezési ACM csomag

• Kik lesznek a bevezetés szponzorai?
• Milyen információra van szüksége a felhasználóknak a bevezetés során?
• Milyen oktatások szükségesek?

A tervezési fázisban meghatározzuk a változásmenedzsment főbb pontjait, megtervezzük a kommunikációk és oktatások menetét.

3. Bevezetés előkészítési és támogatási ACM csomag

• Honnan fogja tudni a felhasználó, ha holnap már máshol éri el a fájljait?
• Kik lesznek a kulcsfelhasználók?
• Kihez fordulhatnak a kollégák, ha túl sok Teams értesítést kapnak?

Az előkészítés célja, hogy a bevezetés során használt összes kommunikációs anyag, felhasználói leírás és a tudásbázis felület elkészüljön, hogy a felhasználók számára is érzékelhető bevezetés már ezek segítségével tudjon elindulni. Az implementációval párhuzamosan az oktatások is megtörténnek.

4. Utánkövető ACM csomag

• Bevezettük a Microsoft 365-öt, de még nem épült be a mindennapi rutinba?
• Sok a felhasználói kérdés, de ki fogja megválaszolni?
• Az alapokat már tudjuk, hogyan tovább?

A bevezetést követően is érdemes támogatni a felhasználókat. Ekkorra már elkezdik használni az alkalmazásokat, lesznek kérdéseik, szeretnék jobban kihasználni a lehetőségeket. Az utánkövetés célja az, hogy ebben is támogatást kapjanak a kollégák. Tippekkel, rövid hírbejegyzésekkel, további oktatásokkal, kérdezési felülettel, Q&A hívásokkal biztosítjuk, hogy a szervezetben mindenki magabiztos Microsoft 365 felhasználóvá tudjon válni.

Adaptációs és változásmenedzsment tanácsadás a bevezetés utánkövetésére

Egyre több vállalat vezeti be a Microsoft 365-öt és a Microsoft Teams-et a mindennapi munkavégzést és a produktivitást támogató megoldásként. A sikeres bevezetés azonban nem ér véget az alkalmazások bekapcsolásával, a folyamatos és növekvő használat érdekében a bevezetés után is szükséges a felhasználók támogatása.

Az aktív utánkövetés segít abban, hogy:

• a Microsoft 365 használatot monitorozni tudjuk és a szükséges beavatkozásokkal ösztönözzük, hogy az adott szervezetnél bevett szokássá és mindennapi rutinná váljon a Microsoft 365 és Teams használata,
• a felhasználók megkapják a megfelelő tájékoztatást és tudástranszfert a folyamatosan változó eszközkészlettel (új, változó funkciók) kapcsolatban, valamint támogassuk őket új vagy változó igények esetén hatékony megoldási javaslatokkal.

Milyen tevékenységekből állhat a szolgáltatás?

Az alábbi tevékenységek képezhetik részét a szolgáltatásnak. Az igénybe vett tevékenységek köre teljes mértékben testre szabható az egyedi szervezeti igények mentén.

1. A jelenlegi használat felmérése, elemzése és az adatok alapján fejlesztési javaslatok megfogalmazása

• Felmérés típusai: beépített riportok, online felhasználói kérdőív, igény esetén interjú
• Fejlesztési javaslatok megfogalmazása a kihasználatlan funkciók használatának ösztönzésére

2. Újdonságok bemutatása

• Oktatási anyagok kiegészítése az új/változó funkciókkal
• Rövid kommunikáció az újdonságokról

3. Funkciókkal kapcsolatosan felmerülő kérdések esetén tanácsadói támogatás

• A tudásbázisban közzétett kérdések megválaszolása, ezáltal az üzemeltető csapat tehermentesítése
• Q&A hívások biztosítása a felhasználóknak
• Üzemeltető csapat támogatása a funkciókkal kapcsolatos kérdések, problémák esetén

4. Használati tippek, trükkök megosztása

• Az egyes funkciókkal kapcsolatos mindennapi trükkök, javaslatok megosztása

5. Szükség esetén támogatás a fejlesztési javaslatok megvalósításában

• Egyéb Microsoft 365 termékkel kapcsolatos új oktatási anyag készítése, felhasználói oktatások tartása
• Egyéb fejlesztési javaslatok megvalósítása